Највећа предност је што омогућава више времена да се менаџери људских ресурса посвете стратегији и да је лакше реализују јер су боље опскрбљени информацијама.

У данашњој поплави информација и где се омогућава приступ делиоцима информација да имају директан приступ, а све више и крајњим корисницима, запослени очекују такође, да имају директан приступ многим основним функцијама за људске ресурсе - као што су на пример: резервација датума за годишњи одмор, да имају приступ својим информацијама о оствареним перформансама, о својим слободним данима, сменама, предвиђеном плану развоја, платним листићима, управљање личним подацима - без потребе да морају да иде и да се обрате сектору за управљање људским ресурсима или првом шефу то јест линијском менаџеру. За данашње генерације би било најбоље када би могли да све то прођу преко мобилног јер су прилично архаични ако морају да попуњавају масу папира ради „тамо неке“ евиденције.

Сигурно је и то да људи који се баве послом у људским ресурсима такође, очекују више од технологија које се користе у раду да превасходно помажу, а не да ометају напоре да буду стратешки партнер у организацији. Уместо попуњавања разно-разних захтева, па до доношења разних потврда са добрим програмом за људске ресурсе и приступом могли би сами да дају неопходне информације, на пример промена банковног рачуна. Административно оптерећење се драстично смањује а и могућност грешке.

Евидентно је да постоје многе оперативне и стратешке користи за имплементацију такозваних самоуслужних система за запослене, а један од главних разлога је и уштеда новца. Новац се штеди кроз:

1. Елиминацију понављања података
Смањује се време обраде података. Традиционалне поставке људских ресурса захтевају пренос података са папирних или електронских докумената у основни систем управљања људским ресурсима. Овај корак је би био „прескочен“ и одбачен тако што запосленима омогућава директно уношење података у „HR“ систем.

2. Смањује време утрошено на исправљање грешака
Претпоставља се да ће запослени када користе систем бити пажљивији при уносу личних података, као што су подаци о банковном рачуну, него неки администратор из људских ресурса. Самостални унос података је ефикасан начин за побољшање квалитета података; уместо да покушавају да очисте базу података о људским ресурсима пре увођења таквог система по први пут, организацијама је често боље да се омогући запосленима да измене своје информације.

3. Поједноставити и стандардизирати процесе
Пошто су процеси засновани на папиру инхерентно неефикасни, многе организације развијају сопствене начине прикупљања основних информација о људским ресурсима, као што су подаци о одсуству или празницима. Самоуслужни системи пружају организацијама могућност да стандардизују своје процесе и побољшају конзистентност података.

4. Смањује се број позива сектору за људске ресурсе
Будући да запослени имају контролу над информацијама везаним за људске ресурсе, неће морати да контактирају сектор ради попуњавања захтева да би подаци били ажурирани. Обезбеђује се смањење трошкова.

Као и код било које софтверске имплементације, ако се уведе добар софтвер за управљање људским ресурсима, доћи ће до неких накнада за имплементацију и текућих трошкова претплате. Током преласка на такав систем запослени ће морати да добију додатну подршку од „HR“-а док се не навикну да користе систем и сами обављају задатке. У многим случајевима, требало би да запослени у људским ресурсима проведу више времена него што је то уобичајено да помогну корисницима да савладају технику коришћења система, јер ће то умањити њихову потребу за подршком у будућности.

И мада ће савремене технологије ублажити административно оптерећење сектора за људске ресурсе, треба имати на уму да ће оно може довести до смањења броја запослених. Можда ћете морати да преформулишете и преобликујете неке позиције унутар сектора како бисте имали више стратешки фокус који повећава вредност.

И на крају, сигурни је да запослени и линијски менаџери очекују виши ниво услуге од вашег сектора, било да се ради о бржем одговору или већој укључености у активности са вишег нивоа. Побољшања услуга треба процењивати у контексту ширег организационог утицаја, било да се ради о смањењу трошкова путем смањења коришћеног времена које менаџери троше на администрацију запошљавања, или побољшањем услова за ангажовање талената тако што ће процес пријаве за посао учинити лакшим.


Имате потребу да разговарате о вашој организацији и управљању људским ресурсима и/или развоју? Јавите се данас!