Пословање организације у времену кад је уведено ванредно стање, кад је уведен полицијски час, кад су уведене забране окупљања, кретања стављено је у веома тешку и незавидну ситуацију. Треба такође, сагледати ширу слику, ове тешке ситуације, да је она обухватила целокупно окружење, да се они такође суочавају са истим веома тешким условима и ситуацијама у пословању, да се више од 160 земаља света суочава са невидљивим непријатељем друштва у целини.
Шта радити и како се понашати у таквом радном окружењу? Како поступати у таквим ситуацијама?
Ово су само нека питања на која се тражи одговор и углавном се гледа у ТОП менаџмент, у руководиоце, у менаџере људских ресурса.
Први и најважнији корак за сваки менаџмент, поготово за велике организације, је да се формира ТИМ ЗА ВАНРЕДНО СТАЊЕ. Тим мора да буде састављен од чланова који су директно задужени за организацију пословања. Не треба упасти у замку и убацивати људе који су позвани ради реда, положаја, титуле, да се не би увредили, итд. то јест који раде на положајима која немају никаквог додира у опису посла са организацијом пословања у организацији. Тим за ванредно стање мора да се фокусира на организацију методе, поступке, правила, протоколе (назовите како хоћете) управљања пословањем у организацији како би се остварио континуитет рада.
Овај тим на првом састанку мора да договори како када и у ком времену се одржавају састанци. Мора имати у виду све мере које се препоручују од надлежних органа, забрана окупљања, растојање између људи итд., најбоље би било да се користи савремена технологија и да се састанци одржавају без окупљања у истој просторији (виртуелни, видео, аудио састанци).
Састанци морају да буду редовни и да пруже праве, потребне информације менаџменту и запосленима, на првом мести како да се ради, шта да се предузме, које су најбоље праксе, мере превенције како би се сузбила могућност ширења Ковида 19 (Covid 19).
Када се очекује реаговање у врло кратком временском року, да се имају бројни одговори на многа питања потребно је код запослених повећати свест о значају одговорности рада и активности у ванредном стању и кад је уведена ограниченост кретања, стварању окружења у којем су такође запослени учесници и својим учествовањем суделују у побољшању процеса, производа или услуга у „тешким временима“.
На првом састанку одредити:
- Шта главни руководиоци морају да раде када се суоче да непредвидивим ситуацијама;
- Како да се организује пословање по организационим јединицама имајући у виду да се избегне свако окупљање, приближавање особа и да се оствари минимум препоручене радне и личне хигијене;
- Ограничење кретања у организацији;
- Ограничење путовања;
- Организовање рада кључних фаза у пословању под претпоставком неочекиваног одсуства или карантина неког од чланова организације/тима;
- Документовање пословних критичних функција у организацији, процеса, метода, поступака у случају неочекиваног одсуства запослених;
- Редовна комуникација, информисање и дистрибуција потребних материјала запосленима;
- ОБАВЕЗНО УСКЛАДИТИ ПОСЛОВАЊЕ СА УРЕДБОМ О ОРГАНИЗОВАЊУ РАДА ПОСЛОДАВЦА ЗА ВРЕМЕ ВАНРЕДНОГ СТАЊА;
У овој почетној фази организовања пословања улога менаџера људских ресурса је једна од најзначајнијих јер би требало да он буде сабирни центар информација, колектор и пружалац потребних информација за успешно организовање рада у кризним временима.
Зашто је менаџер људских ресурса најзначајнија фигура?
Зато што он има код себе СИСТЕМАТИЗАЦИЈУ РАДА која има пун назив ПРАВИЛНИК О УНУТРАШЊОЈ ОРГАНИЗАЦИЈИ И СИСТЕМАТИЗАЦИЈИ РАДНИХ МЕСТА.
То је оно што је најбитније приликом организовања рада у тешким временима. Ту је описана комплетна унутрашња организација са описима радних места и спецификацијом послова, која омогућава брзу анализу потребних кадрова у организацији и доношење закључака као што су на пример: ко може да ради и да обавља посао од куће.
Начин организовања и уједно дељења потребних информација се састоји у томе да су запослени из истог одељења или сектора или дела организације (битно је да су из истог дела процеса пословања), организовани у тимове који се састају у редовним временским интервалима како би идентификовали, анализирали, и решавали проблеме везане за рад.
При том се мора имати у виду да се и овде мора водити рачуна да се „састајање“ ради виртуелно, аудио или видео технологијом. Овакав начин организовања радника омогућује да се одржи континуитет рада и "радни" живот у организацији.
Тимови који су састављени по организационим целинама у организацији су сачињени од малог броја запослених који раде исти или сличан посао (исто одељење или сектор организације), заједно са својим шефовима тј. првим надређеним (супервизором) састају се најмање двапут недељно како би размотрили проблеме у раду који их се дотичу, а може и дневни састанци (напомињемо да се ради о виртуелним састанцима) ако дође до неочекиваног одсуства радника.
Вође Тима и чланови Тима морају да буду обучени и истренирани са техникама решавања једноставних проблема, који идентификују узроке (разлоге) настајања проблема и развијају решења за њих.
Идентификовање и презентација проблема у пословању, представљање решења иде одозго на горе, (треба имати у виду да су се пре тога донели сви правилници о понашању и поступању у ванредним ситуацијама, да су се сви запослени информисали и да су успостављене све неопходне процедуре) тј. руководству организације који одлучује да ли ће прихватити, модификовати или одбити понуђена решења.
ИНФОРМИСАЊЕ
Запослени у организацији, без обзира на ограниченост кретања су ипак у вези са „спољним светом“. Имају своје породице које су опет у вези са својим „светом“. Веома је тешко све то контролисати без обзира на преузете превентивне мере и зато је веома битно да организација има добро успостављене процедуре информисања.
Шта то значи?
- Ако запослени или неко од чланова породице запосленог добије симптоме и потврду случаја заражености вирусом да је дужан да информише организацију о томе.
- Они су такође дужни да остану код куће и да се самоизолују најмање 14 дана и/или док им лекар не одобри како би се вратили на посао уз потврду да не постоји дијагноза на вирус.
- Изоловати све запослене са којима је запослена особа, код које је потврђен случај заражености вирусом, имала контакт. Одмах дезинфиковати све предмете са којима је та особа и остали имали контакт, које су додирнули. Обавестити све оне који су могли бити угрожени БЕЗ ОБЈАВЉИВАЊА ИМЕНА ЗАПОСЛЕНОГ.
- Затражити од свих запослених да морају да евидентирају контакте са другим запосленима у случају да се зараза прошири или да се симптоми прошире како би други могли бити обавештени о потенцијалној изложености.
КОМУНИКАЦИЈА У ОРГАНИЗАЦИЈИ
- Успоставити редован систем комуникације са свим запосленима који ће се користити на редовној дневној бази о дешавањима у оквиру организације, путем мејла, видео линка, огласне табле, порука, групних позива, или преко претходно успостављених тимова који ће користи ове методе комуникације избегавајући на све могуће начине окупљање чланова тима и организације.
ОГРАНИЧЕЊЕ КРЕТАЊА
Ограничити кретање запосленима, на пример:
- Организовати посао тако да се избегне колективна пауза и групни одлазак на „цигарет паузу“ или доручак или кафу како би се избегла могућност састајања то јест дружења већег броја људи у организацији;
- Забрана посета организацији и уласка у службене просторије;
- Забрана уласка у службене просторије и контакт са запосленима достављачима поште и осталим снабдевачима као што су на пример: воде, хране и осталих дневних потрепштина;
- Дезинфиковање свега што уђе у организацију и строго каналисан проток материјала. Задужити одређене људе који ће то радити не дозвољавати уплитање других;
- Забранити кретање запослених ван простора или просторија у којима им је омогућено обављање радних задатака;
- Забрана уласка у простор и просторије које не припадају радном месту и опису посла запосленог;
ОГРАНИЧЕЊЕ ИЛИ ЈОШ БОЉЕ ПОТПУНА ЗАБРАНА СЛУЖБЕНИХ ПУТОВАЊА ЗА ВРЕМЕ ВАНРЕДНОГ СТАЊА
- Забранити путовања како би се избегао одлазак на аеродроме, аутобуске станице и друга јавна места која су изложена боравку и проласку великог броја људи;
ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИЈЕ
Политика организације и њено пословање за време ванредног стања и уведених ограничења, мера превенције мора да буде такође усредсређена и на запослене и њихову добробит. Неке од метода које би се успоставили, након анализе радних места и обавеза на раду а све упоређујући информације од линијских менаџера и систематизације радних места, су:
- Рад од куће;
- Рад на даљину;
- Затварање кантина, кухиња (увести политику да се деле већ спремљени сендвичи од строго контролисаних особа које би то радиле, или увести обавезу да сваки запослени носи свој оброк), просторија за вежбање, просторија за групне састанке, просторија за кафенисање;
- Ревизија система накнада запосленима и политике зарада у складу са законом и најбољем интересу организације и запослених. Овде послодавци треба да имају у виду да ће све ово проћи и да ће морати после овога да запосленима „погледају у очи“ и да је боље да тај поглед буде чист него скривајући због погрешно донетих одлука;
- Одобрење плаћеног слободног времена за запослене који имају симптоме или који морају да се брину о члановима породице који су болесни;
- Одобрење боловања или тачније речено не санкционисати ако запослени узме боловање. Мора да се има добар систем (организациони) за проверу да ли је дошло до злоупотребе ако желите да се према овоме односите критички; - Омогућити запосленима да користе све погодности које су им дате законом и више од тога јер ће те тако добити радника који ће вас ценити и знати да врати за учињено;
- Субвенције за негу детета, пружање помоћи у медицинским услугама, неотпуштање радника који је по карантином, плаћање запосленог који је по карантином, не прекидати уговор о раду који истиче за време ванредног стања, саветовање запослених о свим проблемима који их муче а тичу се радних односа. За све ово је потребан електронски начин комуникације са запосленима, знање, организованост менаџера и добра воља од стране послодавца.
ОБУКА ЗАПОСЛЕНИХ
Организације морају да нађу могућност да обуче своје запослене. Овде се превасходно мисли на менаџере који имају задатак и дужни су да помажу у сузбијању корона вируса, да реагују на потребе и бригу запослених, да комуницирају са њима, да воде одговарајућу политику помоћи у лечењу заражених радника, радника који су у карантину, да донесу праве превентивне мере попут одржавања хигијене у време ванредног стања. Руководиоци, менаџери су ти који носе сву одговорност за време које долази после ванредног стања, када се све нормализује, када их буде питала будућност о садашњости - „где ти је била памет кад си доносио одлуке?“
Све ово треба да траје до даљњег (како се предвиђа до краја маја дугорочна пројекција) и све је подложно ревизији. Треба пратити информације и прилагођавати се новонасталој информацији.
Привредна комора Србије је дала могућност да јој се обратите и да сва питања која се односе на пословање у условима проглашеног ванредног стања, привредници могу поставити мејлом на: Ова адреса ел. поште је заштићена од спамботова. Омогућите JavaScript да бисте је видели.
На располагању је и телефон 0800 808 809
Комора менаџера људских ресурса Србије такође, позива све своје чланове и колеге ако им је потребна помоћ да нам се обрате и изложе проблем на: Ова адреса ел. поште је заштићена од спамботова. Омогућите JavaScript да бисте је видели. или на телефон 0605043007 и 0605044009
Доц. др Срећко Стаменковић
Директор Коморе менаџера људских ресурса Србије
