Значај анализе посла произилази из чињенице да представља основу за реализацију већине активности у процесу управљања људским ресурсима у организацији.

Неке методе су:

  • Посматрање – посматрач гледа појединца како обавља посао и узима белешке о томе шта се дешава
  • Студија времена и покрета – обично се ради од стране индустријских инжењера, и обрађује информације о најефикаснијем начину за извршење задатака и потребном времену за извршење
  • Радни узорак – статистички узорак шта је урађено током радног дана. Снимљено и анализирано
  • Критични инциденти – позитивни и негативни индикатори у обављању посла. Користе се у развоју описа посла и спецификација за успешно достизање стандарда предвиђених за посао
  • Вођење евиденције од стране запосленог – запослени сам води евиденцију или дневник о дешавањима на послу током целог дана, са коментарима и предлозима који би довели до побољшања и остваривања бољих резултата
  • Интервјуи – аналитичар обавља интервју са запосленим и прикупља податке о активностима, потребним знањима, вештинама и способностима за обављање посла. Добра пракса овог начина прикупљања информација подразумева стварање и употребу стандардизованих и структурираних интервјуа
  • Упитници и контролне листе – успешан начин прикупљања података нарочито када имамо велики број запослених који раде исти посао, и/или када раде на ширем географском подручју. Овај начин омогучује и статистичко анализирање. Основни услов за добар квалитет информација је потребно знање за састављање упитника и контролних листа
  • Упитник о анализи позиције – специјализивана контролна листа која се на западу зове „Position analysis questionnaire“ или „PAQ“, састављена од скоро 200 питања из шест области. Може се користити за анализу и евалуацију посла. Области које се покривају питањима су: ментални процеси, резултати рада, односи са другим лицима, пословна суштина, остале карактеристике посла
  • Функционална анализа посла – свеобухватна анализа посла која обухвата организационе циљеве, шта запослени раде да би се остварили циљеви, ниво рада, оријентација у раду, стандарди учинка, садржај обуке на раду итд
  • Упитник за опис менаџерске позиције – сличан начин прикупљања података као код упитника за анализу позиције, али је развијен за опис послова управљања код руководећих положаја у организацији
  • Вишеструки методи – често је пракса показала да употреба више метода доводи до најбољих резултата

Писање описа посла и спецификација за посао

Опис посла је писани документ који пружа информације о функцијама посла и радним условима посла. Спецификација посла су писане информације о карактеристикама које треба да поседује запослени како би успешно обављао наведени посао. Спецификације посла су обично представљене у оквиру описа посла.

Опис посла треба да конкретно опише основне функције и дужности. Опис би требао да буде логичан, концизан и специфичан у томе шта се тражи од запосленог да ради.

Опис посла садржи информације о:

  • положају: име позиције, локације у организационој структури, коме је одговоран запослени, шифре посла и остали подаци који се употребљавају у идентификацији радног места у организацији. Треба напоменути да се они разликују од организације до организације, али да се код нас они налазе у оквиру организационог документа који зовемо систематизација радних места
  • Резиме позиције: у овом делу се дају суштинске информације о послу и спецификује се које су главне функције посла. Ово је најважнији и најтежи део описа посла за писање
  • Споредне функције: у овом делу се морају навести функције које нису од кључног значаја за обављање посал а које се подразумевају да их будући запослени обавља у току рада
  • Спецификације посла: овде се наводе потребне вештине, способности, физичка спрема, личне особине и знање које је потребно за обављање посла
  • Услови рада: овде се дају информације о окружењу у коме се обавља посао
  • Ограђивање: многе организације данас у овом делу остављају себи право да могу да промене опис посла и одговорности и на тај начин избегавају могуће законске поступке и позивање на то да то није у опису радног места и одговорности. Такође, разлог за ово је и могућност давања и других задатака запосленом који нису дефинисани описом посла али за које се сматра да запослени може да их уради

Надлежности посла

Надлежност или компетентност су личне или организационе могућности које су повезане са успешним деловањем и остваривањем резултата. За појединца, надлежност или компетентност се може дефинисати као карактеристика личности која може да оствари учинак. Надлежност се такође разматра као знање, вештине и способности појединца које се користе ради остваривања учинка. Треба напоменути да ниједна дефиниција надлежности није стандардизована, јер је релативно нова област у истраживању и пракси. Многе организације верују да је употреба надлежности добра за стратешки приступ и боље повезује понашање запослених са мисијом и визијом организације. Надлежности могу бити:

  • техничке
  • генералне
  • лидерске

Данас у пракси када погледате огласе за посао можете видети велика одступања од теорије. У Србији се то може видети приликом упоређивања огласа за посао који је дат на пример, од стране неке од агенција за запошљавање и Националне службе за запошљавање, када је оглас дат за државну службу.

Прочитајте и ово: Како одговорити на 50 најчешћих питања за посао - I део