Добра комуникација није егзактна наука - тешко је постићи добру (ефективну) комуникацију, али вреди потрудити се. С друге стране природна разноликост која нас окружује, не значи да ће те увек бити окружени са правим учесницима у комуникацији. Наводимо пет златних правила која би требало да помогну да се постане бољи комуникатор:

1. Упознајте своје саговорнике/слушаоце/публику
Да би се остварила боља комуникација потребно је знати коме се обраћа. Ко су они? Шта хоће? Шта их мотивише? Како их можете укључити у дебату/дискусију? Тек тада можете правилно да прилагодите поруке које ћете им упутити. Такође морате бити спремни на чињеницу да се ваша публика/слушаоци мењају и развијају на исти начин на који се све друго у животу мења и развија. Не треба претпостављати да ће комуникационе стратегије које су функционисале пре две године, имати исти ефекат и данас.

2. За све је потребно време или „Време је све“
Након сазнања коме се обраћате, следеће је да одредите најбоље време за комуникацију. Оствариће се бољи резултати ако се ступи у контакт када је друга страна спремна на то. Ово важи без обзира на то да ли покушавате да остварите интерну комуникацију, на пример са колегама или спољну на пример са слушаоцима на семинару. Такође можемо навести пример у електронској комуникацији, где није добра идеја да први и важан мејл буде послат у понедељак ујутро, када је „саобраћај преоптерећен“ то јест, када се прима превише мејлова и једноставно може доћи до пропуста. С друге стране, разумно је максимално искористити састанке тимова како би се пренеле кључне поруке, јер су људи ту - у активној зони. Пажљиво размислите о комуникацији у вечерњим сатима и викендима – сваки облик комуникације у слободно време запосленог много говори о вама као послодавцу. Увек би требало да, кад год је то могуће, сачувати поруке у излазном сандучету и послати их следећег дана, или после 11 сати понедељком.

3. Оно што кажете је мање важно од онога што други људи желе да чују
Веома често комуникација се заснива на: „Стварно морам да кажем својим члановима тима / клијентима / менаџерима / добављачима о томе.“ Реалност је да ваши чланови тима / клијенти / менаџери / добављачи неће нужно бити толико одушевљени поруком, чак и ако их разумете као слушаоце и добро одаберете време. Да бисте навели људе да одговоре на вашу комуникацију на вама прихватљив начин, на начин који желите, морате да причате у облику изјава које их доводе у контакт. Добар начин за почетак је употреба израза „Хвала Вам“. На пример, мејлови у коме има трагова командног типа, су демотивишуће у односу на мејлове где је изражено поштовање, на пример: „Знам да сте заузети, али морате покушати да стигнете да на време ове недеље да урадите то и то…(навести шта је то). Много бољи приступ је: “Хвала свима на вашем труду. Не могу вам рећи колико ценим време потрошено како би овај пројект био завршен на време. Да ли бих могао само да затражим једну малу услугу? Молим вас, можете ли покушати да ове седмице издвојите пет минута у свом заузетом распореду да урадите то и то….“? То ће нашем тиму дати још више бенефита у даљем раду!"

4. Не “претпостављајте“ са комуникацијом
Драмски писац Џорџ Бернард Шо, једном је рекао: „Највећи проблем у комуникацији је илузија да се то догодило.“ И био је у праву. Велики број разговора се започиње речима: “Па, рекао сам им…” Никада не треба заборавити да је права комуникација двосмерна. Комуникација је размена информација, дакле потребна је и повратне информација. Ако умемо претходно наведени пример, можемо на наведену комуникацију додати: „Ако будете имали проблема са испуњењем задатака, молим Вас да ме обавестите како би дошао да вам помогнем.“

5. Свој его немојте носити свуда са собом
Ако ваши покушаји комуникације нису успешни, не кривите своју саговорнике већ себе. Ви очигледно нисте пренели поруку на начин на који би ваша публика или слушаоци желели да је чују, и у време које је одговарајуће. У том случају треба размислити шта је то, што је кренуло наопако, шта не ваља, како би могли да урадите боље следећи пут, а затим наставити даље. Комуникација је случајан посао и то прилично случајан, где нико ту не добија све време. На вам је да дате све од себе и ваша публика/слушаоци ће то ценити.


Прочитајте и ово: 10 правила да будете успешни слушалац