"Другим речима, то је кључ за вођење профитабилног посла."
Ефикасна стратегија интерне комуникације је критични аспект свакодневног пословања ваше организације без ње не бисте могли увести иновативне производе, пружити добре услуге, запослити нове раднике или задовољити потребе купаца.
Другим речима, то је кључ за вођење профитабилног посла.
На жалост, многе организације и даље користе застареле методе, често користећи најлакши приступ „па пусти то“ или „видећемо“ или „заборави сад на то“ - док је реалност сасвим другачија и она указује да велики број организација не комуницира довољно добро са својим запосленима:
- Запослени проводе до 2 сата дневно оговарајући (нешто или некога око посла), или су због нечега забринути
- Конфузија на послу доводи до фрустрације, смањене продуктивности и гласина
- Фрустрација подстиче губитак кључних запослених и кошта до 150% њихове бруто плате
У организацијама са развијеном комуникацијом продуктивност је већа и до 25%. Разлог је разумљив јер сваки запослени је својеврсни амбасадор организације у којој ради. Они су први репрезенти компаније, сарађују са купцима, деле ваше поруке на друштвеним медијима и помажу вашем предузећу да има квалитетан бренд. Са дефинисаном стратегијом интерне комуникације разумевањем најбољих пракси, компаније стварају јачу, међусобно повезанију мрежу особља, а све ради због остваривања заједничког циља.
Резултати многобројних истраживања казују да се и до 80% запослених жали да их послодавци не обавештавају о новостима у или о компанији – до 77% је изразило мишљење да би им то помогло у њиховом послу, а до 66% каже да им је од велике помоћи у изградњи бољих односа са колегама. Поред тога, до 63% је рекло да би им то помогло да постану већи заговорници да је рад у њиховој организацији вредан добре репутације и да другима причају позитивно о својој компанији.
Постоје огромне могућности за послодавце да искористе потенцијални утицај који успешна интерна комуникациона стратегија може имати на њихову репутацију - како интерно са запосленима, тако и екстерно са својом публиком.
Шта је потребно да се развије најбоља стратегија интерне комуникације?
1. Процена тренутне стратегије или анализа постојеће интерне комуникације
Вероватно имате (надамо се), већ успостављену стратегију интерне комуникације, тако да је увек најбоље почети са интерним истраживањима. Ако вам је ово прва стратегија, једноставно пређите на следећи корак. За све остале, од кључне је важности да записују свој тренутни план одговарањем на важна питања.
Приоритет приликом анализе ваше интерне стратегије је:
- Каква је тренутна ситуација:
Какав је резултат садашње стратегије? Које су ваше највеће снаге и слабости које сте запазили? Ко је тренутно укључен и кога можете додати да бисте га побољшали? - Шта очекујете да остварите:
Процена од које би требало да добијете одговор на питање у ком смеру идете и шта би било кад би сте модификовали план реализације. Да ли ће се обратити целом вашем тиму? - Како планирате да остварите планирано:
Шта вам треба да остварите своје циљеве? Какав садржај реализације плана највише одговара вашем особљу? - Време трајања
Колико ресурса је потребно да бисте постигли свој циљ? Која је разлика између колико треба да траје у односу на реалну процену за ваш тим? - Ко је укључен:
Да ли је ваш тренутни тим довољан по бројности и свеобухватности захтева? Можда је превише „мајстора у радионици“? Процена ваше тренутне стратегије требала би дати одговоре на ова питања.
2. Индикатори за мерење успеха
Баш као и већина других аспеката вашег пословања, ваша стратегија интерне комуникације мора се мерити како би се дошло до одговора да ли је успешна или не. Да би се то урадило потребно је одредити индикаторе за мерење успеха.
Статистички подаци о вашим интерним комуникацијама показују да ли запослени користе ваш интранет. Показује такође, како користе ваше алате и да ли сте у могућности да добијете и друге које су неопходне у процесу. То значи да можете „сецирати“ постојећу стратегију и сазнати којим областима је потребно више пажње а шта се може „прескочити“.
Социјално-друштвени утицај
Једна од ствари која забрињавања многе организације, шта је потребно да буде доступно а шта не? Каква је корист од тога? Да ли објављујете понуду за посао или истичете велики успех који сте постигли?
Праћење социјално-друштвеног утицаја показује снагу друштвеног домета. Коришћењем интерних алата за комуникацију, видите укупни општи досег мреже, садржаја или корисника. Рад у властитој организацији и ослањање на запослене да буду заговорници, повећаће домет, свест о вашем присуству и оствареним резултатима, са чиме јачате бренд организације.
Мерне податке о ангажовању запослених
Колико често ваши запослени читају ваш интерни садржај? Да ли они коментаришу, воле, деле или започињу дискусију о /и /или садржају? Мерење укупних података о ангажовању запослених може пружити добар увид у то шта ваши запослени највише користи. Велики недостатак интерних алата је непостојање отворене расправе. Процените вашу тренутну стратегију интерне комуникације како бисте видели да ли су запослени отворени за дискусију, размену или коментар на дати организациони садржај.
Препоруке за запослене
Неки подаци указују да само 9,4% људи користи друштвене медије да би се запослили на отвореним позицијама. Ако узмете у обзир величину вашег тима и сваког од његових пратилаца на Твитеру, Фејсбуку и Линкедину, могућности повећања домета вашег бренда кроз друштвене мреже су реалне. Анализирајте колико препорука запослених тренутно видите и постоје ли опције за повећање тог броја путем друштвених мрежа.
Питања о управљању пројектима
Потребно је анализирати број и врсту проблема који се јављају током управљања пројектима. Ако ваши тимови имају конзистентне проблеме, то би могло бити последица недостатка интерне комуникације у вашој организацији. Откривено током истраживања да 29% запослених верује да њихови тренутни алати за интерну комуникацију не раде. Пронађите где ваша компанија види највише „уских грла“ и погледајте да ли се ти бројеви односе и на вашу стратегију интерне комуникације.
3. Поставите реалне циљеве и временске рокове
Постављање реалних циљева за ваше пословање помоћи ће вам да процените потешкоће и улагање времена у спровођењу стратегије како бисте могли да предузмете ефикасније кораке ка ефикасном ажурирању ваших унутрашњих обавеза. Један од начина да боље поставите своје циљеве је прегледавање претходних индикатора за мерење успеха и да ли можете то да побољшате. Планирајте ефикасније временске рокове за свој посао. Можете да извршите анализе путем анкета и да видите које су информације пречесто појављују а које су непотребне за организацију.
Неколико основних питања која бисте могли поставити да бисте започели овај разговор су:
- Шта желите да ваша интерна комуникациона стратегија уради за вашу компанију?
- Које области добро раде, зашто та подручја раде добро и шта треба побољшати?
- Колико брзо желите да постигнете своје циљеве?
- Који су комуникацијски алати или платформе доступни с обзиром на величину компаније, приоритете и очекивања шта запослени треба да раде са заједничким информацијама?
Одговори на ова питања створиће јаснију слику онога што желите да ваша интерна комуникациона стратегија заиста оствари.
Добро место за почетак при креирању циљева јесте да се побрине да они следе паметну логику - другим речима, да ли су ваши циљеви:
- Специфични:
Дефинишите шта желите да постигнете јасним и једноставним речима да би цео тим разумео - Мерљиво:
Направите прекретнице и циљеве који вам могу помоћи да видите свој напредак ка сваком аспекту вашег постављеног циља - Достижно:
Добро је имати велике амбиције, али морате знати да су ваши циљеви управљиви и реални - Релевантно:
У овом случају требаћете да поставите циљеве који су повезани са развојем вашег тима и неприметно повезани са вашим пословним моделом - Временски реални:
Одредити време за остварење циља и не дозволити да „исклизне“
4. Сегментирајте и мапирајте своју циљну групу
Када будете имали идеју шта би могло побољшати вашу унутрашњу стратегију, онда је потребно знати на кога циљати. Садржај увек треба да циља одређену публику, без обзира што је реч о унутрашњој комуникацији. Важно је схватити које поруке требају доћи до одређених запослених у вашем послу.
Још једна велика заблуда је да да бисте имали успешну стратегију интерне комуникације, морате да укључите све у све поруке за бољу транспарентност. Међутим, то једноставно није тачно. Иако ваши запослени желе да буду у току са вестима и информацијама о компанији, паметно је да прво „разврстате“ примаоце информација то јест публику.
Према неким извештајима 45,1% мисли да интерна стратегија компаније није успела јер су важне поруке „изгубљене“ усред других информација. Уместо да исте информације шаљете свима (без обзира на улогу или одељење), ваша интерна комуникациона стратегија треба да се фокусира на пружање релевантних информација правим људима, у правом тренутку.
5. Дефинисање процедуре одобравања
Кључни део планирања ваше стратегије интерне комуникационе је процес одобравања. На тај начин ћете спречити да евентуалне непотребне грешке, затворене коментаре или вести буду случајно објављене.
Прво морате утврдити ко или који тим контролише вашу унутрашњу стратегију комуникације. Ко ће читати, писати или одобравати поруке које шаљете свом тиму? Затим треба да знате шта заинтересоване стране из сваког одељења могу да допринесу процесу одобравања садржаја. У већини случајева компаније сматрају да ова одговорност пада на њихове тимове за маркетинг / комуникације - и то с добрим разлогом. Ово су чланови тима који су највише сигурни у своју способност преношења доброг гласа компаније, бренда и целокупног имиџа.
6. Идентификовање интерних алата за комуникацију
Важно је напоменути које канале ћете користити за унутрашњу комуникацију. Али једнако је важно да одлучите о интерним алаткама за комуникацију које ћете користити у том процесу. Одређене поруке најбоље одговарају различитим каналима. На пример, главне вести можда више одговарају Твитеру, док би отварање радних места могло да добије већу видљивост на Линкедин-у и Фејсбуку.
МекКинси студија наглашава да су током протекле три године социјални алати помогли запосленима да слободније комуницирају на радном месту, при чему 80% запослених често комуницира са другим људима у својим тимовима (у поређењу са само 65% запослених који не користе платформе за поруке).
У исто време, ове технологије људима дају слободу да се слободније организују, а 63% тврди да се могу организовати унутар својих тимова захваљујући јачим комуникационим платформама.
7. Процена напредка и оптимизација
Кључни показатељи перформанси не смеју се користити само за праћење напретка. Спроведите кварталне или месечне процене своје стратегије и уградите је у срж вашег радног процеса.
На пример, на сваком већем састанку требало би да проведите неколико тренутака размишљајући о унутрашњој комуникацији. Ово ће вам помоћи да дођете до питања везана за комуникацију у анкети о задовољству својих запослених. Неколико питања која можете поставити запосленима укључују:
- Колико мислите да интерно комуницирамо?
- Да ли чинимо све што је могуће да би наша организациона визија била транспарентна?
- Који вас недостаци ограничавају у раду са другима на датим пројектима?
- Да ли верујете да бисмо могли повећати/побољшати комуникацију кроз одељења/секторе?
- На које препреке свакодневно наилазите када користите интерну комуникацију?
- Где можемо највише да побољшамо интерну комуникацију организације?
Ако непрестано преиспитујете своју интерну стратегију, осигураћете да ваши пословни циљеви буду усклађени са вашим особљем, стварајући више транспарентности и поверења.
Стратегија интерне комуникације може бити део текућег процеса или се односи на једнократни догађај или развој у организацији. Интерна стратегија садржи:
- Иновативност - која се бави важним пословним проблемом и различите канале комуникације и њихова релевантност
- Јасне показатеље која показује обим и утицај стратегије
- Мерљиве доказе да се комуникациони процес показао ефикасним у средњорочном и дугорочном периоду
- Доказе о успеху: повраћај уложених средстава и начин на који је ојачао организацију
За стратегију потребно је време. Имплементација стратегије такође захтева време. Али када је стратегија добро дефинисана, она може створити огромну корист усклађивањем активности људских ресурса са циљевима организације.
